Más seguridad y menos costos: la nueva era digital de las notarías con el auge de los trámites online

En agosto de 2022 nació la Fundación Notarial Red (FRN), entidad cuya motivación es modernizar la profesión notarial chilena, de la mano del mayor uso de las tecnologías en este sector.

Hasta la fecha, la entidad reúne a 13 notarios en seis regiones del país con cobertura en 58 comunas para una población estimada en más de siete millones de personas, a quienes se les prestan diversos servicios “multijurisdiccionales”, lo que implica que dos o más notarios puede participar en la generación de un acto o contrato por medios digitales.

Esta nueva era digital de la función notarial con la aplicación de nuevas tecnologías tuvo su impulso en 2021, luego de que la Corte de Apelaciones de Santiago emitiera una instrucción en la que creó el concepto “multijurisdicción” y lo definió como “la posibilidad de que dos o más Los notarios pueden participar en la generación de un acto o contrato otorgado en un documento con soporte electrónico y firmado con firma electrónica avanzada, emitido por una empresa certificadora acreditada por el Estado de Chile, que cuenta con datos de geolocalización, incorporados en la ruta de la firma, verificables en módulos propios de cada notario, pudiendo autorizarlos de conformidad con las normas legales.”

“Tomamos la decisión de elevar los estándares de calidad y seguridad, transitamos con documentos que están cifrados en un sistema donde requerimos firma electrónica avanzada con geolocalización”dice Ronchera.

Un hito que cambió la forma de realizar los trámites notariales, según destacó la presidenta del FRN, Valeria Ronchera.

Para el portavoz, la sentencia del tribunal de reconocer el tratamiento remoto con medios tecnológicos -siempre que se utilice con bases de datos oficiales y gracias a la multijurisdicción- “resuelve la cuestión de la territorialidad”.

Sin embargo, Ronchera reconoce que la implementación de las nuevas tecnologías “ha sido lenta y bastante compleja”, especialmente en los notarios superiores.

A pesar de estas dificultades, el portavoz confirma que se han logrado avances. “Ya contamos con un canal de conexión importante. Contamos con notarías en Santiago que ya ofrecen este servicio”.

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En detalle, el portavoz explica que el sistema multijurisdicción permite que los documentos que están conectados a la red lleguen primero a un notario conectado para autorizar efectivamente la firma electrónica avanzada en línea y casi en tiempo real. Tras la revisión de un primer notario, el documento pasa a otro. Se trata de un “formato asíncrono”, afirma el portavoz.

Ronchera añade además que se pueden realizar todos los trámites de documentos privados que puede recibir un notario, “excepto el pagaré o letra de cambio; Todo lo demás que se puede firmar, (incluidos) los contratos que las partes pueden firmar de forma remota, en diferentes lugares, que están conectados y tienen acceso a la red, se puede hacer a través del sistema”.

Destaca también que, a nivel de trámites realizados por las agencias inmobiliarias, se ha producido un incremento en el uso de esta herramienta. “Los tiempos se están acortando y esto ha aportado bastantes beneficios a las empresas inmobiliarias en ese sentido”, afirma.

El notario de la notaría décima de Santiago agrega que el sistema también brinda más seguridad, porque “tomamos la decisión de elevar los estándares de calidad y seguridad, transitamos con documentos que están encriptados en un sistema donde requerimos firma electrónica avanzada. con geolocalización” y ejemplifica que si se trata de un contrato de alquiler, debe venir el certificado de dominio para que efectivamente el notario pueda recibir y realizar su examen jurídico.

El desafío de la IA

Respecto al surgimiento tecnológico, Ronchera afirma que el país está atrasado en legislación relacionada con Inteligencia Artificial. “Tenemos que prepararnos para hoy y para lo que viene; Hay que pensar legalmente. Los legisladores tienen que mirar hacia afuera para ver qué se dice sobre la IA generativa y cómo vamos a generar confianza pública al respecto”, dice.

Para cerrar, Ronchera destaca que a pesar de las diversas dificultades, la institución notarial se encuentra en un proceso de mejoras y cambios, como con la reforma de notarios y curadores que modifica el sistema de nombramientos que tramita el Congreso. “Siempre hemos funcionado correctamente, brindamos efectivamente seguridad y certeza jurídica y económica, porque por nuestras oficinas pasa la economía del país, por eso es importante entender esto y hacer los cambios necesarios”, concluye.